1. Thiết lập thư mục khẩn cấp.
Cơ quan hoặc bộ phận thông báo khẩn cấp, và nhóm văn phòng đặt một thư mục các tài liệu liên quan để theo dõi và ghi lại các chi tiết. Với Apps Script, quy trình được tự động. Nhóm sẽ nhập thông tin cho trường hợp khẩn cấp này (như vị trí, loại trường hợp khẩn cấp và ngày tháng). Thư mục này sau đó sẽ tự động được tạo trong Google Drive với mỗi tài liệu bắt đầu được đóng dấu bằng các chi tiết này. Một email cũng được tự động tạo ra và gửi đến các bên liên quan có liên kết với thư mục. LỢI ÍCH - Với quy trình tự động, các nhóm có thể bắt đầu hoạt động nhanh hơn.
- Thời gian có thể được dùng cho việc chuẩn bị các tập tin thay vào đó dành cho việc tổ chức một phản ứng.
- Với các tệp chuẩn, các quy trình cũng được chuẩn hóa, giúp so sánh kết quả và cải tiến gia tăng dễ dàng hơn.
2. Điền vào các chi tiết khẩn cấp trong thời gian thực
Nhóm khẩn cấp tại chỗ sử dụng thiết bị di động của họ để truy cập vào thư mục Google Drive của các tệp Docs, Sheets và Forms. Các tệp này có thể bao gồm danh sách liên hệ chính hoặc nhân chứng và tài liệu để theo dõi sự phát triển gần đây.
Khi nhóm làm việc trong trường hợp khẩn cấp, các cá nhân phản hồi cập nhật các tài liệu với các chi tiết có liên quan. Họ ghi lại chi tiết về trường hợp khẩn cấp và cả hành động của họ. Trong quá trình này, điều phối viên trong nhà có quyền truy cập thông tin cập nhật nhất vào từng thời điểm.
LỢI ÍCH
- Các cá nhân phản hồi có thể cập nhật các tệp nhanh chóng khi đang di chuyển.
- Tất cả các chi tiết từ mỗi lần phản hồi được tập hợp lại thành các tệp giống nhau ngay từ đầu.
- Nhóm tại chỗ hoạt động hiệu quả hơn với nhau, và đội ngũ nhân viên của công ty sẽ được thông tin chi tiết về tình hình khi nó phát triển.
3. Thu thập thêm dữ liệu từ các nhân chứng
Sau khi tình huống khẩn cấp đã được thực hiện, đội ngũ nhân viên tại chỗ sẽ phỏng vấn các nhân chứng và những người xung quanh, sử dụng các bảng câu hỏi được thiết lập cho họ trong Google Forms. Các bảng câu hỏi có một tập hợp các câu hỏi chung, và nhóm có thể thêm các câu hỏi cụ thể hơn vào những tình huống. Câu trả lời được thu thập trong một bảng tính Sheets đơn, nó trở thành một phần của bản tóm lược. LỢI ÍCH - Các lời khai của người làm chứng và người chứng kiến được thu thập trong khi các chi tiết làm mới.
- Người phản ứng đầu tiên được hướng dẫn trong việc đặt câu hỏi của họ, do đó chi tiết ít bị bỏ qua.
- Quá trình lấy ý kiến được tổ chức và hoàn thiện, với mọi chi tiết được ghi lại và theo dõi trong một bộ tài liệu có tổ chức.
|
|
